BURMISTRZ BYSTRZYCY KŁODZKIEJ

 

działając na podstawie art. 13 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz.U. z  2020 r. poz. 1057), rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert
i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań
z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057), w związku z art. 7 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 713), zgodnie z § 8 ust. 1 załącznika do uchwały nr XXXII/261/2020 Rady Miejskiej w Bystrzycy Kłodzkiej z dnia 27 października 2020 r. w sprawie Rocznego programu współpracy Gminy Bystrzyca Kłodzka
z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego na rok 2021

 

OGŁASZA OTWARTY KONKURS OFERT

 

na wsparcie realizacji zadania publicznego gminy z zakresu profilaktyki, ochrony i promocji zdrowia pn.: „Prowadzenie świetlicy środowiskowej w Bystrzycy Kłodzkiej”

 

I. Adresat konkursu

Organizacje pozarządowe zgodnie z art. 3 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r.
o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz.U. z 2020 r.  poz. 1057).

 

II. Rodzaj, zakres, formy realizacji i cel zadania

1. Rodzaj zadania - zadanie z zakresu profilaktyki, ochrony i promocji zdrowia.

2. Zakres zadania przewidzianego do realizacji w obszarze profilaktyki, ochrony i promocji zdrowia dotyczy zapewnienia dzieciom i młodzieży w wieku 11-16 lat z terenu gminy Bystrzyca Kłodzka w ramach zajęć w świetlicy: 

1) opieki i wychowania,

2) pomocy w nauce,

3) organizacji czasu wolnego, zabawy i zajęć sportowych oraz rozwoju zainteresowań,

4) organizacji indywidualnych lub grupowych działań profilaktycznych, np. treningów umiejętności społecznych,

5) rozwoju fizycznego i umysłowego dzieci i młodzieży w wieku 11-16 lat z terenu gminy Bystrzyca Kłodzka,

3. Priorytetowo traktowane będą oferty:

- skierowane do dzieci i młodzieży w wieku 11-16 lat zamieszkałych na terenie gminy Bystrzyca Kłodzka,

- promujące prozdrowotne, społeczne, edukacyjne i wychowawcze wartości.

4. Zadanie winno być realizowane w taki sposób, by podmiotami działań były dzieci i młodzież
z terenu gminy Bystrzyca Kłodzka, zgodnie z warunkami konkursu.

5. Celem zadania jest zapewnienie opieki nad dziećmi wraz z organizacją minimum 1 rodzaju zajęć specjalistycznych spośród: socjoterapeutycznych, terapeutycznych, korekcyjnych, kompensacyjnych, logopedycznych.

 

III. Wysokość środków na realizację zadania

Wysokość środków publicznych przeznaczonych na realizację zadania w obszarze prowadzenia świetlicy środowiskowej w Bystrzycy Kłodzkiej:

1/  w roku 2020  wynosiła:        69 000  zł,

2/  w roku 2021  wynosi:           55 200  zł.

 

IV. Termin realizacji zadania

Zadanie będzie realizowane w 2021 roku zgodnie z harmonogramem opracowanym przez oferenta, w okresie od daty zawarcia umowy (nie wcześniej, niż od 1 stycznia 2021r.), do dnia określonego w umowie, nie dłużej jednak niż do 31 grudnia 2021 r.

 

V. Warunki realizacji zadania

1. Realizatorem zadania może być wyłącznie organizacja, która prowadzi działalność statutową związaną z realizacją zadania objętego konkursem.

2. Oferent posiada doświadczenie i kwalifikacje niezbędne do realizacji zadania będącego przedmiotem konkursu.

3. Oferent wnioskujący jest bezpośrednim organizatorem zadania.

4. Oferent po przyznaniu dotacji, a przed podpisaniem umowy, o ile nastąpiły zmiany w stosunku do złożonej oferty, zobowiązany jest do aktualizacji oferty w generatorze wniosków, dostępnym pod adresem: https://witkac.pl, a następnie wydrukowania, podpisania przez osoby upoważnione
i dostarczenia zaktualizowanej oferty do Wydziału Edukacji i Spraw Społecznych. Niedostarczenie wyżej wymienionej dokumentacji może skutkować anulowaniem dofinansowania.

5. Zadanie winno być zrealizowane z najwyższą starannością, zgodnie z zawartą umową oraz
z obowiązującymi standardami i przepisami, w zakresie opisanym w ofercie.

6. Dotacja na realizację zadania z budżetu gminy Bystrzyca Kłodzka nie może być wykorzystana na zobowiązania powstałe przed datą podpisania umowy i po 31 grudnia 2021r.

7. Kontroli podlegają wszystkie dokumenty merytoryczne i finansowe, niezbędne do oceny zasadności wykorzystania środków publicznych i realizowania zadania zgodnie z umową.

 

VI. Zasady przyznawania dotacji

1. O przyznanie dofinansowania mogą ubiegać się organizacje pozarządowe oraz inne podmioty prowadzące działalność pożytku publicznego, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy, których celem statutowym jest działalność w zakresie powierzanego zadania.

2. Zlecanie zadania i udzielenie dofinansowania następuje z odpowiednim zastosowaniem przepisów art. 16 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

3. W drodze niniejszego konkursu dopuszcza się wybranie więcej niż jednej oferty.

4. Burmistrz Bystrzycy Kłodzkiej przyznaje dotacje celowe na realizację ofert wyłonionych w otwartym konkursie poprzez zawarcie umowy.

5. Wysokość przyznanej dotacji może być mniejsza, niż wnioskowana w ofercie. W takim przypadku oferent może przyjąć zmniejszenie zakresu rzeczowego i kosztorysu zadania lub wycofać swoją ofertę.

6. Kwota przeznaczona na realizację zadania pn. „Prowadzenia świetlicy środowiskowej w Bystrzycy Kłodzkiej” może ulec zmniejszeniu, w przypadku stwierdzenia, że zadanie można zrealizować mniejszym kosztem, złożona oferta nie uzyska akceptacji Burmistrza lub zaistnieje konieczność zmniejszenia budżetu Gminy w części przeznaczonej na realizację zadania z ważnych przyczyn, niemożliwych do przewidzenia w dniu ogłoszenia konkursu.

7. Wymagany minimalny wkład własny, na który składają się finansowe środki własne i środki finansowe z innych źródeł oraz wkład osobowy, wynosi 10% całkowitych kosztów zadania, 
w tym wkład własny finansowy nie może być mniejszy, niż 8% całkowitych kosztów zadania. Oferty nie zawierające wymaganego wkładu własnego nie będą rozpatrywane.

8. Szczegółowe zasady przekazywania dotacji (w całości lub w transzach) określone zostaną
w zawartej umowie. Z dotacji nie będą pokrywane koszty poniesione przed zawarciem umowy oraz po jej zakończeniu.

9. Treść rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu Do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r., poz. 2057), dostępna jest na stronie internetowej gminy Bystrzyca Kłodzka oraz w Biuletynie Informacji Publicznej. Wzór umowy ma charakter ramowy i może zostać zmieniony oraz uzupełniony o zapisy, które nie są sprzeczne z przedmiotowym wzorem.

10. Dotacja nie będzie przyznana na wydatki niezwiązane bezpośrednio z realizacją danego zadania.

11. Wszystkie stwierdzone uchybienia w realizacji zadania zleconego wpływają na ogólną ocenę oferenta przy zlecaniu i przydzielaniu środków finansowych na kolejne zadania zlecone.

 

VII. Koszty, które w szczególności mogą być poniesione z dotacji

1. Oferent jest zobowiązany realizować zadanie zgodnie z przygotowanym przez siebie
i zaakceptowanym  przez Gminę harmonogramem i kosztorysem.

2. W ramach dotacji sfinansować można jedynie działania niezbędne w celu realizacji zadania.
W ramach  dotacji pokryte mogą być tylko koszty kwalifikowane.

3. Kosztem kwalifikowanym jest w szczególności wynagrodzenie wychowawcy.

4. Koszty zostaną uznane za  kwalifikowane tylko wtedy, gdy:

- są bezpośrednio związane z realizowanym zadaniem, a także są niezbędne do jego realizacji,

- są uwzględnione w budżecie zadania, w  pozycji w ramach której są rozliczane,

- są racjonalnie skalkulowane na podstawie cen rynkowych,

- odzwierciedlają koszty rzeczywiste, a także są skalkulowane proporcjonalnie dla zadania objętego dofinansowaniem (np. kosztem kwalifikowanym może być jedynie część wynagrodzenia księgowego, jeżeli wykonuje on w ramach godzin pracy również inne zadania, nie związane z obsługą zadania),

- zostały poniesione w trakcie realizacji zadania,

- są poparte właściwymi dowodami księgowymi oraz są prawidłowo odzwierciedlone w ewidencji księgowej (oferent jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo – księgowej środków finansowych otrzymanych na realizację zadania zgodnie z ustawą
o rachunkowości, w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych).

5. W ofercie organizacji na realizację zadania mogą być uwzględnione koszty osobowe administracji
i obsługi zadania oraz rzeczowe koszty administracyjne, jednakże tylko w części dotyczącej realizowanego zadania.

 

6. Dotacja nie będzie przyznana na pokrycie kosztów bieżącej działalności i utrzymania biura organizacji, za wyjątkiem kosztów określonych w pkt 4.

7. Wkład własny w formie pracy wolontariusza musi zostać udokumentowany na podstawie stosownego porozumienia zawartego pomiędzy Zleceniobiorcą a wolontariuszem i zawierać wszystkie niezbędne dane do zweryfikowania rodzaju pracy i jej wyceny.

8. Niedozwolone jest podwójne finansowanie wydatku, czyli zrefundowanie całkowite lub częściowe danego wydatku dwa razy ze środków publicznych, zarówno krajowych, jak i wspólnotowych.

9. Dopuszcza się dokonywanie przesunięć pomiędzy poszczególnymi pozycjami kosztów określonymi w kalkulacji przewidywanych kosztów. Przesunięcie uznaje się za zgodne z umową, gdy dana pozycja kosztorysu nie wzrosła o więcej niż 20%.

 

VIII. Warunki składania ofert

1. Dla prawidłowego złożenia oferty obowiązkowe jest posiadanie konta w serwisie Witkac.pl. Serwis dostępny jest pod adresem https://witkac.pl.

2. Oferta musi spełniać wymagania określone w art. 14 ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie.

3. Oferty podpisane przez osoby nieupoważnione zostaną odrzucone z przyczyn formalnych.

4. Instrukcja tworzenia konta w systemie Witkac.pl stanowi załącznik do ogłoszenia (załącznik pn.: „Instrukcja tworzenia konta osoby składającej wnioski”). Szczegółowe zasady wypełniania i składania ofert w systemie witkac.pl określone zostały w załączniku do ogłoszenia (załącznik pn.: „Instrukcja składania wniosków tworzonych po 01.03.2019 r.”).

5. Minimalne wymagania sprzętowe oraz programowe, które muszą być spełnione, by korzystać

z systemu informatycznego Witkac.pl:

a) komputer z dostępem do Internetu,

b) przeglądarka internetowa z obsługą HTML5 - zalecana Mozilla Firefox (w wersji 34 lub wyższej), Internet Explorer (w wersji 11 lub wyższej), Google Chrome (w wersji 32 lub wyższej),

c) program do czytania plików PDF,

d) zalecane minimalne ustawienie rozdzielczości ekranu: 1280×320,

e) aktywna skrzynka pocztowa (e-mail).

6. Oferent wypełnia ofertę i przesyła ją poprzez system Witkac.pl w terminie do dnia 28.12.2020, do godz. 9:00.

7. Oferent następnie drukuje ofertę stworzoną w systemie Witkac.pl (tożsamą z przesłaną wersją elektroniczną) i formularz „Potwierdzenie w PDF”.

8. Warunkiem rozpatrzenia oferty jest dostarczenie poniższych dokumentów w formie papierowej:

a) 1 egzemplarza potwierdzenia złożenia oferty,

b) 1 egzemplarza oferty (tożsamej z wersją elektroniczną),

Powyższe dokumenty winny być podpisane przez osoby do tego upoważnione.

9. Ofertę należy złożyć w generatorze i w wersji papierowej. Oferty przesłane tylko w jednej formie będą odrzucane z przyczyn formalnych.

10. Treść ogłoszenia konkursowego oraz rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu Do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań znajdują się na stronach internetowych Urzędu Miasta i Gminy:

1/ http://bip.ug-bystrzycaklodzka.dolnyslask.pl  w zakładce: ogłoszenia/konkursy.

2/ www.bystrzycaklodzka.pl w zakładce: Miasto i Gmina/Organizacje NGO - aktualności, konkursy.

 

IX. Termin i miejsce składania ofert

1. Ofertę w generatorze wniosków należy wypełnić i złożyć do 28.12.2020, do godziny 9:00.

2. Po złożeniu oferty w generatorze należy ją wydrukować w 1 egzemplarzu, wydrukować potwierdzenie, podpisać przez osobę/y upoważnioną/e do reprezentacji oferenta i złożyć w zaklejonej, opieczętowanej kopercie – z zaznaczeniem na kopercie nazwy oferenta oraz rodzaju i tytułu zadania publicznego, którego dotyczy oferta, drogą pocztową lub osobiście.

3. W przypadku składania oferty osobiście, ofertę należy złożyć w Biurze Obsługi Klienta (pokój nr 11) Urzędu Miasta i Gminy Bystrzyca Kłodzka, Plac Wolności 1, 57-500 Bystrzyca Kłodzka, do 28.12.2020, do godz. 10:00.

4. W przypadku przesłania oferty drogą pocztową, o przyjęciu oferty decyduje data wpływu do siedziby Zamawiającego.

5. Oferty złożone po wyznaczonym terminie nie będą rozpatrywane w konkursie.

 

X. Zasady, tryb i kryteria wyboru ofert

1. Postępowanie konkursowe odbywać się będzie z uwzględnieniem zasad określonych w ustawie
o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

 

2.  Wszystkie oferty złożone zgodnie z warunkami zawartymi w rozdziale VIII zostaną ocenione przez powołaną przez Burmistrza Bystrzycy Kłodzkiej Komisję Konkursową pod względem formalnym oraz merytorycznym, wg następujących kryteriów:

2.1. kryteria formalne:

a) złożenie oferty w generatorze witkac.pl w podanym terminie,

b) złożenie w podanym terminie i miejscu wygenerowanego w witkac.pl potwierdzenia złożenia oferty oraz jednego egzemplarza oferty realizacji zadania publicznego  zgodnej z wersją elektroniczną,

c) złożenie oferty przez uprawniony podmiot wskazany w ogłoszeniu,

d) złożenie oferty oraz potwierdzenia złożenia oferty podpisanych przez osobę lub osoby upoważnione do składania oświadczeń woli, zgodnie ze statutem lub innym dokumentem lub rejestrem określającym sposób reprezentacji wraz z pieczątkami imiennymi, a w przypadku ich braku czytelne podpisy oraz pieczątka nagłówkowa oferenta,

e) zgodność oferty z zadaniem konkursowym,

f) prawidłowy termin realizacji zadania (zgodnie z ogłoszeniem konkursowym),

g) wypełnienie wszystkich pól i rubryk w ofercie,

h) wysokość wkładu własnego zgodna z ogłoszeniem konkursowym.

2.2. kryteria  merytoryczne:

a) ocena merytoryczna:

- zgodność zadań przedstawionych w ofercie z zakresem zadań opisanych w ogłoszeniu konkursowym (0-3 pkt),

- zasięg działania (0-3 pkt),

- szczegółowy zakres działania (0-3 pkt),

- mierzalny cel działania, wymierne korzyści płynące dla mieszkańców gminy (0-3 pkt),

- społeczne uzasadnienie perspektywy kontynuacji (0-3 pkt),

- wartość oferty, jej zbieżność z hierarchią potrzeb i zadań gminy (0-3 pkt),

- wymierne efekty dotychczasowej pracy (0-3 pkt);

b) ocena finansowa:

- rzetelny budżet - koszty realizacji planowanego zadania, przejrzystość kalkulacji kosztów
w odniesieniu do zakresu rzeczowego zadania (0-3 pkt),

- wysokość wkładu własnego (0-3 pkt),

- udział innych źródeł finansowania (0-3 pkt),

- prawidłowość i terminowość rozliczania zadania z lat ubiegłych (0-3 pkt);

c) ocena organizacyjna:

- posiadane zasoby kadrowe, kompetencje i kwalifikacje osób zaangażowanych w realizację zadania (0-3 pkt),

- współpraca z innymi podmiotami publicznymi (0-3 pkt),

- możliwości realizacyjne: posiadana baza lokalowa i zasoby rzeczowe (0-3 pkt),

- udział wkładu osobowego, w tym świadczenia wolontariuszy i praca społeczna członków (0-3 pkt),

- doświadczenie w realizacji zadań publicznych, zgodnych z warunkami konkursu, w latach poprzednich (0-3 pkt).

 

Maksymalna liczba możliwych do uzyskania punktów wynosi 48.

Komisja opiniuje pozytywnie tylko te wnioski, które uzyskały co najmniej 30 punktów.

3. Oferent jest zobowiązany do poprawienia i/lub uzupełnienia wskazanych przez Gminę uchybień formalnych w ofercie, w terminie 7 dni roboczych od dnia wysłania w tym przedmiocie informacji pocztą elektroniczną. W przypadku powiadomienia przez Gminę o uchybieniu formalnym po upływie terminu naboru, za błąd formalny uznaje się dokonanie we wniosku zmian innych, niż wskazane

w przesłanej informacji.

4. Komisja Konkursowa zastrzega sobie możliwość wystąpienia do oferenta o dodatkowe informacje mogące mieć istotne znaczenie dla oceny oferty.

5. Burmistrz Bystrzycy Kłodzkiej zastrzega sobie prawo odwołania konkursu ofert w całości lub
w części bez podawania przyczyny oraz prawo przedłużenia terminu rozstrzygnięcia konkursu.

6. Burmistrz Bystrzycy Kłodzkiej zastrzega sobie prawo do negocjowania warunków i kosztów realizacji zadania oraz dofinansowania niepełnego zakresu zadania w przyjętych ofertach.

7. Konkurs rozstrzyga Burmistrz Bystrzycy Kłodzkiej, który dokonuje wyboru ofert, służących realizacji zadania, po zapoznaniu się z opinią Komisji Konkursowej. Skład Komisji oraz regulamin jej pracy określa w drodze zarządzenia Burmistrz Bystrzycy Kłodzkiej.

8. Rozstrzygnięcie konkursu podaje się do publicznej wiadomości w Biuletynie Informacji Publicznej, na stronie internetowej www.bystrzycaklodzka.pl oraz na tablicy ogłoszeń Urzędu Miasta i Gminy  Bystrzyca Kłodzka.

9. Uzasadnienie wyboru lub odrzucenie oferty wymaga formy pisemnej.

10. Burmistrz Bystrzycy Kłodzkiej w określonym terminie zawiadamia w formie pisemnej oferentów
o przyjęciu oferty do realizacji lub jej odrzuceniu.

 

11. Od rozstrzygnięcia w sprawie wyboru oferty i udzieleniu dotacji nie stosuje się trybu odwoławczego.

 

XI. Termin wyboru ofert:

1. Rozstrzygnięcie konkursu nastąpi do dnia 30.12.2020r.

 

XII. Przetwarzanie danych osobowych beneficjentów oraz osób zaangażowanych w realizację projektów

Oferent, realizując zadanie, zobowiązany jest do stosowania przepisów prawa, w szczególności Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 r.) oraz wydanych na jego podstawie krajowych przepisach z zakresu ochrony danych osobowych w tym ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (t. j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1781).

W przypadku przetwarzania danych osobowych beneficjentów oraz osób zaangażowanych w realizację projektu, oferent zobowiązany jest posiadać pisemną zgodę tych osób na przetwarzanie ich danych, która zawiera w szczególności zgodę na udostępnianie ich danych do celów monitoringu, kontroli w ramach realizowanego projektu oraz przeprowadzanych na zlecenie Burmistrza Bystrzycy Kłodzkiej ewaluacji.

W szczególnych przypadkach (np. kiedy charakter świadczonej usługi uzasadnia potrzebę zachowania anonimowości beneficjenta) Burmistrz może wyrazić zgodę na odstąpienie od tego zobowiązania.

Klauzula informacyjna RODO znajduje się na stronie BIP Urzędu Miasta i Gminy Bystrzyca Kłodzka: http://bip.ug-bystrzycaklodzka.dolnyslask.pl/dokument,iddok,11493,idmp,255,r,r  oraz na stronie internetowej Urzędu: http://www.bystrzycaklodzka.pl/asp/pl_start.asp?typ=14&menu=389&strona=1

 

XIII. Postanowienia końcowe

1. W przypadku rezygnacji oferenta lub odmowy podpisania umowy przez Burmistrza Bystrzycy Kłodzkiej z przyczyn opisanych wyżej, zarezerwowane środki mogą być przeznaczone na ogłoszenie nowego konkursu lub na realizację zadania w innej formie.

2. Szczegółowe i ostateczne warunki realizacji, finansowania i rozliczania zadania reguluje umowa pomiędzy gminą Bystrzyca Kłodzka a oferentem.

3. Podstawą roszczeń finansowych w stosunku do gminy może być wyłącznie zawarta umowa.

4. Dodatkowych informacji udzielają pracownicy Wydziału Edukacji i Spraw Społecznych Urzędu Miasta i Gminy Bystrzyca Kłodzka, pokój nr 102, tel. 74/8 11 76 93 oraz 74/8 11 76 95.

 

Burmistrz Bystrzycy Kłodzkiej               

 

                                                                                                          Renata Surma              

 

Sporządziła : Karolina Kruk

Zatwierdziła : Kornelia Wenc-Szumigalska